Bildbeschreibung: Hände, die ein PDF-Dokument auf einem Laptop mit dem sichtbaren Acrobat-Tags-Bereich markieren — Nahaufnahme des Barrierefreiheits-Behebungs-Workflows auf der Dokumentebene.

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Um ein PDF barrierefrei zu machen, werden ein logischer Tag-Baum, aussagekräftiger Alternativtext auf jedem informativen Bild, eine definierte Lesereihenfolge, die dem visuellen Layout entspricht, korrekt ausgezeichnete Formulare und Tabellen sowie eine deklarierte Dokumentsprache benötigt. Nichts davon ist automatisch. Jeder der folgenden Schritte ist ein Schritt, den ein Mensch durchführen muss — meist im Erstellungsprogramm (Word, InDesign) vor dem Export, manchmal in Acrobat Pro danach. Dies ist das Schritt-für-Schritt-Handbuch.

Die vertiefte konzeptionelle Behandlung — was PDF/UA-1 tatsächlich verlangt, wie das Matterhorn-Protokoll auf den Tag-Baum abbildet, wie JAWS, NVDA und VoiceOver dieselbe markierte Datei jeweils unterschiedlich interpretieren — findet sich in dem End-to-End-PDF-Barrierefreiheits-Explainer. Diese Seite ist das praxisnahe Begleitmaterial: sie kann neben dem Erstellungsprogramm geöffnet und jeden Schritt in der angegebenen Reihenfolge durchgearbeitet werden.

Schritt 1 — Mit einem barrierefreien Quelldokument beginnen

Alles muss VOR dem Export zu PDF korrekt sein. Fast jedes günstig behebbare Problem bei der PDF-Barrierefreiheit lässt sich auf ein Quelldokument zurückführen, das manuell statt per Formatvorlage gestaltet wurde.

In Microsoft Word (Microsoft 365, Build 2026)

  • Die integrierten Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3 auf der Registerkarte „Start“ verwenden. Keine Überschrift durch Auswählen von Text und Drücken von Fett + Vergrößern der Schriftgröße vortäuschen. Das Exportprogramm kann die Absicht nicht erraten — es liest nur Formatvorlagennamen.
  • Alternativtext zu jedem informativen Bild hinzufügen: Rechtsklick auf das Bild, Alternativtext anzeigen, Beschreibung eingeben und Als dekorativ markieren für rein ornamentale Grafiken aktivieren.
  • Bei Datentabellen Einfügen > Tabelle verwenden, dann unter Tabellenentwurf Kopfzeile aktivieren und unter Layout Kopfzeilen wiederholen aktivieren. Damit teilt man dem Exportprogramm mit, welche Zeile die Überschrift ist.
  • Die Dokumentsprache unter Datei > Optionen > Sprache einstellen und Sprachen pro Absatz über Überprüfen > Sprache > Korrektursprache festlegen für jeden zitierten Abschnitt in einer anderen Sprache festlegen.
  • Den Überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen-Bereich vor dem Export nutzen. Er deckt die offensichtlichen Fehler auf.

In Adobe InDesign (2026)

  • Ein Absatzformatvorlagen-Blatt erstellen, bei dem jede Formatvorlage unter Export-Tags in den Formatvorlagen-Optionen einem PDF-Tag zugeordnet ist. H1, H2, P, Bildunterschrift — jede Formatvorlage benötigt ein Ziel.
  • Lesereihenfolge über den Artikel-Bereich (Fenster > Artikel) festlegen. Textrahmen und Bilder in die Reihenfolge ziehen, in der ein Screenreader sie hören soll. Ohne diese Einstellung fällt das Exportprogramm auf die geometrische Reihenfolge zurück, die bei mehrspaltigen Layouts versagt.
  • Alternativtext zu jedem Bild über Objekt > Objektexportoptionen > Alternativtext hinzufügen.
  • Die Dokumentsprache unter Datei > Dateiinformationen > Allgemein einstellen und unter Datei > Exportieren > Adobe PDF-Voreinstellungen bestätigen.

Schritt 2 — Mit gesetztem Barrierefreiheits-Flag exportieren

Die Art des Exports ist genauso wichtig wie die Art der Erstellung.

Word: Zu Datei > Speichern unter gehen, PDF wählen, dann auf Optionen klicken. Im Dialogfeld Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit und Dokumenteigenschaften aktivieren. Bitmap-Text, wenn Schriften möglicherweise nicht eingebettet werden können deaktivieren — dieses Flag zerstört die Textebene. Speichern.

InDesign: Zu Datei > Exportieren gehen, Adobe PDF (Drucken) wählen, nicht Interaktiv. Auf der Registerkarte Allgemein Markiertes PDF erstellen aktivieren. Auf der Registerkarte Erweitert bestätigen, dass die Dokumentsprache eingestellt ist. Wenn das Dokument Formulare enthält, stattdessen Adobe PDF (Interaktiv) wählen, aber beachten, dass interaktive PDFs danach zusätzliche Formularfeld-Markierung in Acrobat erfordern.

Nicht Datei > Drucken > Als PDF speichern (Word) oder Drucken > PDF > Als PDF sichern (macOS) verwenden. Dieser Weg rendert das Dokument als flaches Seitenabbild ohne Tags, ohne Lesereihenfolge und ohne Metadaten. Es ist dann eine Nachbearbeitung in Acrobat von Grund auf nötig — Stunden Arbeit statt der Minute, die ein korrekter Export dauert. Dieser einzelne Fehler macht den Großteil der Befunde „nicht markiertes PDF“ bei Audits aus.

Schritt 3 — In Acrobat Pro überprüfen und korrigieren

Das exportierte PDF in Adobe Acrobat Pro (2026) öffnen. Das Barrierefreiheit-Werkzeug über Anzeige > Werkzeuge > Barrierefreiheit > Öffnen aufrufen.

Zuerst Vollständige Prüfung ausführen. Die Standardwerte akzeptieren und scannen lassen. Es wird eine Baumstruktur mit Bestehen/Nicht-bestehen-Elementen im Barrierefreiheits-Prüfer-Bereich auf der linken Seite angezeigt. Auf jedes fehlgeschlagene Element klicken, um den entsprechenden Ort hervorzuheben.

Dann den Tags-Bereich (Anzeige > Ein-/Ausblenden > Navigationsbereiche > Tags) und das Lesereihenfolge-Werkzeug (im Barrierefreiheits-Bereich) öffnen. Der Tag-Baum ist das strukturelle Gerüst — jeder Absatz, jede Überschrift, jedes Bild, jede Tabellenzelle und jeder Link sollte als Tag in der richtigen Reihenfolge erscheinen.

Häufige Korrekturen bei diesem Schritt:

  • Dekorative Bilder, die als Inhalt angekündigt werden. Im Lesereihenfolge-Werkzeug ein Rechteck um das Bild zeichnen und auf Hintergrund/Artefakt klicken. Screenreader werden es nun überspringen.
  • Unter Absätzen falsch verschachtelte Überschriften. Das Überschriften-Tag im Tags-Bereich aus dem übergeordneten <P> heraus und auf die oberste Ebene ziehen.
  • Lesereihenfolge entspricht nicht der visuellen Reihenfolge. Die Zahlenüberlagerung des Lesereihenfolge-Werkzeugs nutzen, um zu sehen, in welcher Reihenfolge der Screenreader vorgeht. Elemente neu markieren, bis die Zahlen dem Augenpfad entsprechen.
  • Leere Tags aus Kopieren-Einfügen-Artefakten. Im Tags-Bereich löschen — sie veranlassen Screenreader, stille Lücken anzukündigen.

Die Datei speichern, wenn die vollständige Prüfung nur beabsichtigte Warnungen anzeigt (z. B. wird „logische Lesereihenfolge“ immer für manuelle Überprüfung markiert — das ist erwartet).

Schritt 4 — Formulare, Tabellen und Links

Diese drei Bereiche erfordern über das automatische Markieren hinaus sorgfältige Aufmerksamkeit.

Formulare. Jedes Formularfeld in einem barrierefreien PDF benötigt einen Tooltip, der die Feldbeschriftung ankündigt, und die Felder benötigen eine logische Tab-Reihenfolge. In Acrobat Pro zu Werkzeuge > Formular vorbereiten gehen. Acrobat erkennt Felder automatisch; jedes überprüfen. Auf ein Feld doppelklicken, die Registerkarte Allgemein öffnen und den Tooltip auf die sichtbare Beschriftung setzen („Vorname“, „E-Mail-Adresse“, „Geburtsdatum“). Pflichtfelder unter der Registerkarte Optionen als Erforderlich markieren — Screenreader kündigen diesen Zustand an. Dann den Felder-Bereich auf der linken Seite öffnen, mit der rechten Maustaste klicken und Nach Tab-Reihenfolge sortieren wählen, dann Felder in die Reihenfolge ziehen, in der ein Tastaturnutzer sie durchlaufen soll. Durch Schließen des Formular-vorbereiten-Modus und Drücken von Tab durch das Dokument testen.

Tabellen. Eine einfache Datentabelle — gleichmäßige Zeilen und Spalten, eine Kopfzeile — muss ihre oberste Zeile im Tag-Baum als <TH> statt <TD> markiert haben. Jede Kopfzelle im Tags-Bereich mit der rechten Maustaste anklicken, Eigenschaften wählen und den Typ ändern. Eine komplexe Tabelle mit zusammengeführten Zellen oder Zeilen-und-Spalten-Überschriften benötigt scope-Attribute (column, row, colgroup, rowgroup), die im selben Eigenschaften-Dialogfeld hinzugefügt werden. Das Modell entspricht genau HTML-Tabellen. Wenn Tabellen sehr komplex sind, sollte überlegt werden, ob die Tabelle das richtige Format ist — eine Reihe einfacherer Tabellen liest sich fast immer besser.

Links. Links müssen aussagekräftigen Linktext haben. „Hier klicken“ oder eine reine URL versagen bei jedem Screenreader und jedem Audit. Acrobats PDF bearbeiten > Link > Web- oder Dokument-Link hinzufügen/bearbeiten nutzen, um beschreibenden Text in eine Link-Annotation einzuschließen. Der Link-Tag im Tag-Baum sollte den sichtbaren Text plus die Link-Annotation als Kindelement enthalten — nicht nur einen URL-Zeiger.

Schritt 5 — Das PDF so testen, wie Nutzer es lesen werden

Automatisierte Prüfer erkennen die strukturellen Fehler. Sie erkennen nicht die erlebnisbezogenen Fehler — Alternativtext, der technisch vorhanden ist, aber nutzlos ist, Tabellen, die technisch markiert sind, aber in der falschen Reihenfolge gelesen werden, Formulare, die funktionieren, aber wie ein Labyrinth wirken. Nur ein Screenreader-Durchgang erkennt diese.

Windows (der kanonische Test): NVDA (kostenlos, von nvaccess.org) und Adobe Acrobat Reader (kostenlos) installieren. Das PDF in Acrobat Reader öffnen, NVDA starten und die Pfeiltaste nach unten drücken, um Zeile für Zeile zu lesen. H drücken, um von Überschrift zu Überschrift zu springen. T drücken, um zur nächsten Tabelle zu springen, dann Strg+Alt+Pfeiltasten zur Navigation zwischen Zellen. F drücken, um zum nächsten Formularfeld zu springen.

macOS: VoiceOver + Vorschau unterstützt PDF-Tags nicht gut — Vorschau rastert den Tag-Baum beim Öffnen. Stattdessen Adobe Acrobat Reader (kostenlos) auf macOS installieren und VoiceOver innerhalb von Acrobat Reader verwenden. Die Wiedergabetreue ist näher an der Windows-Erfahrung.

Auf diese spezifischen Signale achten:

  • Lesereihenfolge entspricht der visuellen Reihenfolge auf der Seite.
  • Alternativtext wird als nützlicher Satz gelesen — nicht „bild1.jpg“ oder „Bild hier eingefügt“.
  • Tabellenüberschriften werden beim Navigieren zu einer neuen Zelle angekündigt („Spalte: Preis; Zeile: Abonnement“).
  • Formularfelder kündigen ihre Beschriftung und ihren Pflichtzustand an („Vorname, Textfeld bearbeiten, erforderlich“).
  • Dekorative Bilder bleiben stumm.

Jeden Fehler notieren, in Acrobat beheben, erneut exportieren und erneut testen. Bei jedem Dokument über fünf Seiten sind mindestens zwei Durchgänge zu erwarten.

Schritt 6 — Ein Mängelbeseitigungsprotokoll neben dem PDF veröffentlichen

Für jedes PDF, das unter EAA, ADA Title III oder Section-508-Geltungsbereich ausgeliefert wird, sollte ein kurzer Hinweis veröffentlicht werden, der dokumentiert, dass das PDF einer Mängelbeseitigung unterzogen wurde. Zwei Formate funktionieren:

  1. In den Dokumenteigenschaften. Datei > Eigenschaften > Beschreibung in Acrobat Pro. Eine Zeile wie folgt hinzufügen: „Für Barrierefreiheit gegen PDF/UA-1 und WCAG 2.2-Erfolgskriterien AA nachgebessert am 15.05.2026. Rückmeldungen: barrierefreiheit@beispiel.de.”
  2. Neben dem Download-Link. Ein einzeiliger Hinweis auf der Seite, die das PDF bereitstellt: „Dieses Dokument wurde für Barrierefreiheit nachgebessert (PDF/UA-1, Mai 2026). Probleme melden an barrierefreiheit@beispiel.de.“

Dies ist nicht überall gesetzlich vorgeschrieben, aber eine gute Praxis. Es signalisiert Nutzern assistiver Technologien, dass das Dokument mit Blick auf sie erstellt wurde, und es liefert ein verteidigbares Artefakt, wenn das PDF jemals auditiert wird.

Häufige PDF-spezifische Fallstricke

  • Gescannte PDFs (nur Bilder) sind niemals barrierefrei. OCR extrahiert Text, aber das Ergebnis hat immer noch keinen Tag-Baum, keine Überschriften, keine Lesereihenfolge. Die Nachbearbeitung eines Scans ist eine Neuerstellung.
  • Automatisch generierte Tag-Bäume sind fast immer falsch. Acrobats Schaltfläche Tags zu Dokument hinzufügen erzeugt einen Tag-Baum, aber rät Überschriftenebenen, markiert oft dekorative Bilder als Abbildungen und neigt dazu, Absätze zu fragmentieren. Immer manuell überprüfen.
  • PDF/UA-1 ist nicht WCAG 2.2. Die Einhaltung von PDF/UA-1 deckt die meisten WCAG-Kriterien ab, die für PDFs gelten, aber Kontrast und einige Link-Zweck-Prüfungen erfordern noch einen separaten WCAG-Durchgang.
  • Der integrierte PDF-Viewer von Chrome ist nicht der kanonische Test. Formulare können in Chrome funktionieren und in Acrobat Reader nicht, oder umgekehrt. Gegen Acrobat Reader testen, da das der Browser ist, mit dem die meisten Nutzer assistiver Technologien PDFs öffnen.
  • InDesigns automatische Alternativtext-Funktion zieht aus den XMP-Metadaten-Bildunterschriften des Bildes. Wenn die Bildunterschrift leer ist, ist der Alternativtext leer. Immer jedes Bild unter Objekt > Objektexportoptionen > Alternativtext vor dem Export prüfen.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein markiertes PDF dasselbe wie ein barrierefreies PDF?

Nein. Tags sind eine Voraussetzung, aber ein markiertes PDF kann immer noch eine falsche Lesereihenfolge, fehlenden Alternativtext, falsch verschachtelte Überschriften, nicht markierte Formularfelder oder dekorative Bilder haben, die als Inhalt angekündigt werden. Markieren ist notwendig, aber nicht ausreichend.

Kann ich ein gescanntes PDF barrierefrei machen?

Nur durch Neuerstellung. OCR ausführen, um echten Text zu extrahieren, und dann einen vollständigen Tag-Baum, Lesereihenfolge, Alternativtext und Überschriften hinzufügen, als würde von Grund auf neu erstellt werden. OCR allein erzeugt durchsuchbaren Text, aber kein barrierefreies Dokument.

Brauche ich Acrobat Pro, um barrierefreie PDFs zu erstellen?

Nicht für die Erstellung der Quelle, aber ja für die Überprüfung und Korrektur der Ausgabe. Kostenlose Werkzeuge wie PAC 2024 können ein PDF prüfen, aber nur Acrobat Pro (oder Spezialprogramme wie CommonLook oder axesPDF) ermöglichen das Bearbeiten des Tag-Baums, der Lesereihenfolge und der Formularmetadaten.

Was ist PDF/UA und wie verhält es sich zu WCAG?

PDF/UA-1 (ISO 14289-1) ist der technische Standard für barrierefreie PDFs. WCAG 2.2 ist der umfassendere Webstandard. Die Einhaltung von PDF/UA-1 deckt die meisten WCAG-Kriterien ab, die für PDFs gelten, aber einige WCAG-Punkte (Kontrast, Linkzweck in bestimmten Kontexten) erfordern noch eine separate Prüfung.

Wie teste ich ein PDF auf Barrierefreiheit?

Drei Prüfungen kombinieren: Acrobat Pros vollständige Prüfung, den kostenlosen PAC 2024 PDF/UA-Prüfer und mindestens einen echten Screenreader-Durchgang mit NVDA plus Adobe Reader. Automatisierte Prüfungen finden strukturelle Probleme; der Screenreader-Durchgang findet die Probleme, die Nutzerinnen und Nutzer tatsächlich treffen.

Müssen PDFs nach ADA oder EAA barrierefrei sein?

Ja, in der Praxis. Nach ADA Title III sind PDFs, die über eine abgedeckte Website angeboten werden, Teil der Waren und Dienstleistungen, die die Website bereitstellt. Nach dem EAA (in Kraft seit dem 28. Juni 2025) müssen PDFs, die von in den Anwendungsbereich fallenden Unternehmen verbreitet werden, harmonisierte Barrierefreiheitsanforderungen erfüllen, die auf WCAG 2.2 AA und PDF/UA verweisen.

Nächste Schritte

Für die vertiefte konzeptionelle Behandlung — PDF/UA-Interna, die Matterhorn-Protokoll-Fehlerbedingungen, wie vier Screenreader dieselbe markierte Datei jeweils unterschiedlich darstellen — empfiehlt sich die Lektüre von dem End-to-End-PDF-Barrierefreiheits-Explainer. Um zu prüfen, ob die Webseiten, die die PDFs bereitstellen, WCAG 2.2 AA erfüllen, kann der kostenlose WCAG 2.2-Scanner über jede Landing Page ausgeführt werden. Und wenn PDFs zentral für die Compliance-Situation sind — Behördenformulare, Finanzdisclosures, rechtliche Verträge, Gesundheitsinformationen —, empfiehlt sich die Beauftragung eines manuellen Audits durch Tester mit Behinderungen. Automatisierte Prüfungen und Screenreader-Durchgänge decken den Großteil ab; die letzten 10 % erfordern menschliche Leserinnen und Leser.