Descripción de la imagen: Manos etiquetando un documento PDF en un portátil con el panel de etiquetas de Acrobat visible — primer plano del flujo de trabajo de corrección de accesibilidad a nivel de documento.

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Para hacer un PDF accesible se necesita un árbol lógico de etiquetas, texto alternativo significativo en cada imagen informativa, un orden de lectura definido que coincida con la maquetación visual, formularios y tablas marcados correctamente, y un idioma de documento declarado. Nada de eso es automático. Cada paso que se describe a continuación es un paso que una persona tiene que realizar — habitualmente en la herramienta de creación (Word, InDesign) antes de exportar, y a veces en Acrobat Pro después. Este es el manual paso a paso.

El tratamiento conceptual más profundo — lo que PDF/UA-1 exige realmente, cómo el Protocolo Matterhorn se asigna al árbol de etiquetas, cómo JAWS, NVDA y VoiceOver interpretan cada uno de forma diferente el mismo archivo etiquetado — se encuentra en la guía completa de accesibilidad de PDF. Esta página es el complemento práctico: ábrala junto a la herramienta de creación y siga cada paso en orden.

Paso 1 — Comience con un documento fuente accesible

Hágalo bien ANTES de exportar a PDF. Casi todos los problemas de accesibilidad en PDF de fácil corrección se remontan a un documento fuente formateado a mano en lugar de con estilos.

En Microsoft Word (Microsoft 365, compilación 2026)

  • Use los estilos integrados Título 1, Título 2, Título 3 de la pestaña Inicio. No simule un encabezado seleccionando texto y pulsando Negrita + aumentando el tamaño de fuente. El exportador no puede adivinar la intención — solo lee los nombres de los estilos.
  • Añada texto alternativo en cada imagen informativa: haga clic derecho en la imagen, seleccione Ver texto alternativo, escriba una descripción y marque Marcar como decorativo para los gráficos puramente ornamentales.
  • Para las tablas de datos, use Insertar > Tabla y, a continuación, en Diseño de tabla marque Fila de encabezado, y en Diseño marque Repetir filas de encabezado. Esto indica al exportador qué fila es el encabezado.
  • Establezca el idioma del documento en Archivo > Opciones > Idioma, y los idiomas por párrafo en Revisar > Idioma > Establecer idioma de corrección para cualquier pasaje entre comillas en otro idioma.
  • Use el panel Revisar > Comprobar accesibilidad antes de exportar. Detecta los errores más evidentes.

En Adobe InDesign (2026)

  • Construya una hoja de Estilos de párrafo donde cada estilo esté asignado a una etiqueta PDF en Etiquetado de exportación en las opciones de estilo. H1, H2, P, Pie de foto — cada estilo necesita un destino.
  • Establezca el orden de lectura a través del panel Artículos (Ventana > Artículos). Arrastre los elementos y las imágenes en el orden en que un lector de pantalla debería escucharlos. Sin esto, el exportador recurre al orden geométrico, que falla en las maquetaciones multicolumna.
  • Añada texto alternativo en cada imagen a través de Objeto > Opciones de exportación de objeto > Texto alternativo.
  • Establezca el idioma del documento en Archivo > Información de archivo > Básico y confírmelo en Archivo > Exportar > Ajustes predefinidos de Adobe PDF.

Paso 2 — Exporte con la marca de accesibilidad activada

La forma de exportar importa tanto como la forma de crear el documento.

Word: Vaya a Archivo > Guardar como, elija PDF y haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo, marque Etiquetas de estructura del documento para accesibilidad y Propiedades del documento. Desmarque Texto de mapa de bits cuando no se pueden incrustar fuentes — esta marca destruye la capa de texto. Guarde.

InDesign: Vaya a Archivo > Exportar, elija Adobe PDF (Imprimir), no Interactivo. En la pestaña General, marque Crear PDF etiquetado. En la pestaña Avanzado, confirme que el idioma del documento está establecido. Si el documento tiene formularios, elija Adobe PDF (Interactivo) en su lugar, pero tenga en cuenta que los PDF interactivos requieren un etiquetado adicional de los campos del formulario en Acrobat después.

No use Archivo > Imprimir > Guardar como PDF (Word) ni Imprimir > PDF > Guardar como PDF (macOS). Esta ruta renderiza el documento a una imagen de página plana sin etiquetas, sin orden de lectura y sin metadatos. Tendría que corregirlo desde cero en Acrobat — horas de trabajo en lugar del minuto que tarda una exportación correcta. Este único error es responsable de la mayoría de los hallazgos de «PDF sin etiquetar» en las auditorías.

Paso 3 — Verifique y corrija en Acrobat Pro

Abra el PDF exportado en Adobe Acrobat Pro (2026). Abra la herramienta Accesibilidad a través de Ver > Herramientas > Accesibilidad > Abrir.

Ejecute primero la Comprobación completa. Acepte los valores predeterminados y deje que analice. Producirá un árbol de elementos aprobados y reprobados en el panel Comprobador de accesibilidad de la izquierda. Haga clic en cada elemento reprobado para resaltar la ubicación con el problema.

A continuación, abra el panel Etiquetas (Ver > Mostrar/ocultar > Paneles de navegación > Etiquetas) y la herramienta Orden de lectura (en el panel Accesibilidad). El árbol de etiquetas es el esqueleto estructural — cada párrafo, encabezado, imagen, celda de tabla y vínculo debe aparecer como una etiqueta en el orden correcto.

Correcciones habituales en este paso:

  • Imágenes decorativas anunciadas como contenido. En la herramienta Orden de lectura, dibuje un recuadro alrededor de la imagen y haga clic en Fondo/Artefacto. Los lectores de pantalla la omitirán.
  • Encabezados anidados incorrectamente bajo párrafos. Arrastre la etiqueta del encabezado en el panel Etiquetas fuera del elemento <P> padre y hacia el nivel superior.
  • El orden de lectura no coincide con el orden visual. Use la superposición numérica de la herramienta Orden de lectura para ver el orden en que el lector de pantalla lo usará. Vuelva a etiquetar los elementos hasta que los números coincidan con la trayectoria ocular.
  • Etiquetas vacías de artefactos de copiar y pegar. Elimínelas en el panel Etiquetas — hacen que los lectores de pantalla anuncien pausas silenciosas.

Guarde el archivo cuando la Comprobación completa muestre solo advertencias intencionales (por ejemplo, «orden de lectura lógico» siempre aparece marcado para revisión manual — eso es lo esperado).

Paso 4 — Formularios, tablas y vínculos

Estas tres áreas requieren atención cuidadosa más allá del etiquetado automático.

Formularios. Cada campo de formulario en un PDF accesible necesita una información sobre herramientas que anuncie la etiqueta del campo, y los campos necesitan un orden de tabulación lógico. En Acrobat Pro, vaya a Herramientas > Preparar formulario. Acrobat detecta los campos automáticamente; revise cada uno. Haga doble clic en un campo, abra la pestaña General y establezca la Información sobre herramientas con la etiqueta visible («Nombre», «Dirección de correo electrónico», «Fecha de nacimiento»). Para los campos obligatorios, marque Requerido en la pestaña Opciones — los lectores de pantalla anuncian ese estado. A continuación, abra el panel Campos de la izquierda, haga clic derecho y elija Ordenar por orden de tabulación, luego arrastre los campos en el orden en que un usuario de teclado debería tabular por ellos. Pruebe cerrando el modo Preparar formulario y pulsando Tab por el documento.

Tablas. Una tabla de datos simple — filas y columnas uniformes, una fila de encabezado — necesita que su fila superior esté marcada como <TH> en lugar de <TD> en el árbol de etiquetas. Haga clic derecho en cada celda de encabezado en el panel Etiquetas, elija Propiedades y cambie el tipo. Una tabla compleja con celdas combinadas o encabezados de fila y columna necesita atributos de ámbito (columna, fila, grupo de columnas, grupo de filas) añadidos en el mismo cuadro de diálogo Propiedades. El modelo es idéntico al de las tablas HTML. Si las tablas son muy complejas, considere si la tabla es el formato adecuado — una serie de tablas más sencillas casi siempre se lee mejor.

Vínculos. Los vínculos deben tener texto de vínculo significativo. «Pulse aquí» o una URL desnuda no supera ningún lector de pantalla ni ninguna auditoría. Use Editar PDF > Vínculo > Agregar/editar vínculo web o de documento de Acrobat para envolver texto descriptivo en una anotación de vínculo. La etiqueta del vínculo en el árbol de etiquetas debe contener el texto visible más la anotación del vínculo como elemento hijo — no solo un puntero de URL.

Paso 5 — Pruebe el PDF del modo en que los usuarios lo leerán

Los verificadores automatizados detectan los errores estructurales. No detectan los errores experienciales — texto alternativo técnicamente presente pero inútil, tablas técnicamente etiquetadas pero que se leen en el orden incorrecto, formularios que funcionan pero que parecen un laberinto. Solo un paso con un lector de pantalla detecta esos problemas.

Windows (la prueba canónica): Instale NVDA (gratuito, desde nvaccess.org) y Adobe Acrobat Reader (gratuito). Abra el PDF en Acrobat Reader, inicie NVDA y pulse Flecha abajo para leer línea a línea. Pulse H para saltar de encabezado en encabezado. Pulse T para saltar a la siguiente tabla, luego Ctrl+Alt+teclas de flecha para navegar por las celdas. Pulse F para saltar al siguiente campo de formulario.

macOS: VoiceOver + Vista previa no admite bien las etiquetas PDF — Vista previa rasteriza el árbol de etiquetas al abrir. En su lugar, instale Adobe Acrobat Reader (gratuito) en macOS y use VoiceOver dentro de Acrobat Reader. La fidelidad es más cercana a la experiencia de Windows.

Preste atención a estas señales concretas:

  • El orden de lectura coincide con el orden visual de la página.
  • El texto alternativo se lee como una frase útil — no «imagen1.jpg» ni «Imagen insertada aquí».
  • Los encabezados de tabla se anuncian al navegar a una nueva celda («Columna: Precio; Fila: Suscripción»).
  • Los campos de formulario anuncian su etiqueta y estado de obligatoriedad («Nombre, campo de texto, obligatorio»).
  • Las imágenes decorativas permanecen en silencio.

Anote cualquier fallo, corríjalo en Acrobat, vuelva a exportar y vuelva a probar. Es de esperar al menos dos pasadas para cualquier documento de más de cinco páginas.

Paso 6 — Publique un registro de corrección junto al PDF

Para cualquier PDF que se publique en el ámbito del EAA, ADA Title III o la Sección 508, publique una nota breve que registre que el PDF ha sido corregido. Funcionan dos formatos:

  1. En las propiedades del documento. Archivo > Propiedades > Descripción en Acrobat Pro. Añada una línea como: «Corregido para accesibilidad según PDF/UA-1 y los criterios de conformidad de WCAG 2.2 AA el 15 de mayo de 2026. Contacto: accesibilidad@ejemplo.org.»
  2. Junto al vínculo de descarga. Una nota de una línea en la página que aloja el PDF: «Este documento ha sido corregido para accesibilidad (PDF/UA-1, mayo de 2026). Notifique los problemas a accesibilidad@ejemplo.org.»

No es un requisito legal en todos los ámbitos, pero sí es una buena práctica. Señala a los usuarios de tecnología de apoyo que el documento fue preparado pensando en ellos, y proporciona un artefacto defendible si el PDF es auditado alguna vez.

Errores habituales específicos de PDF

  • Los PDF escaneados (solo imagen) nunca son accesibles. El OCR extrae texto, pero el resultado sigue sin tener árbol de etiquetas, encabezados ni orden de lectura. Corregir un escaneo equivale a crear el documento desde cero.
  • Los árboles de etiquetas generados automáticamente casi siempre son incorrectos. El botón Añadir etiquetas al documento de Acrobat produce un árbol de etiquetas, pero adivina los niveles de encabezado, a menudo etiqueta imágenes decorativas como figuras y tiende a fragmentar los párrafos. Revise siempre manualmente.
  • PDF/UA-1 no es WCAG 2.2. Cumplir PDF/UA-1 cubre la mayoría de los criterios de conformidad de WCAG aplicables a los PDF, pero el contraste y algunas comprobaciones del propósito de los vínculos requieren un paso separado de WCAG.
  • El visor de PDF integrado de Chrome no es la prueba canónica. Los formularios pueden funcionar en Chrome y fallar en Acrobat Reader, o viceversa. Pruebe siempre con Acrobat Reader porque es con lo que la mayoría de los usuarios de tecnología de apoyo abren los PDF.
  • La función de texto alternativo automático de InDesign extrae del pie de foto en los metadatos XMP de la imagen. Si el pie de foto está en blanco, el texto alternativo está en blanco. Compruebe siempre cada imagen en Objeto > Opciones de exportación de objeto > Texto alternativo antes de exportar.

Preguntas frecuentes

¿Un PDF etiquetado es lo mismo que un PDF accesible?

No. Las etiquetas son un requisito previo, pero un PDF etiquetado puede tener un orden de lectura incorrecto, texto alternativo ausente, encabezados anidados incorrectamente, campos de formulario sin etiquetar o imágenes decorativas anunciadas como contenido. El etiquetado es necesario, pero no suficiente.

¿Puedo hacer accesible un PDF escaneado?

Solo recreándolo. Ejecute el OCR para extraer el texto real y, a continuación, añada un árbol de etiquetas completo, un orden de lectura, texto alternativo y encabezados como si estuviera creando el documento desde cero. El OCR por sí solo produce texto buscable pero no un documento accesible.

¿Necesito Acrobat Pro para crear PDF accesibles?

No para crear el documento fuente, pero sí para verificar y corregir el resultado. Las herramientas gratuitas como PAC 2024 pueden auditar un PDF, pero solo Acrobat Pro (o herramientas especializadas como CommonLook o axesPDF) permiten editar el árbol de etiquetas, el orden de lectura y los metadatos del formulario.

¿Qué es PDF/UA y cómo se relaciona con WCAG?

PDF/UA-1 (ISO 14289-1) es el estándar técnico para PDF accesibles. WCAG 2.2 es el estándar web más amplio. Cumplir PDF/UA-1 cubre la mayoría de los criterios de conformidad de WCAG aplicables a los PDF, pero algunos elementos de WCAG (contraste, propósito del vínculo en algunos contextos) requieren una comprobación separada.

¿Cómo pruebo la accesibilidad de un PDF?

Combine tres comprobaciones: la Comprobación completa de Acrobat Pro, el verificador gratuito de PDF/UA PAC 2024 y al menos un paso real con un lector de pantalla con NVDA más Adobe Reader. Las comprobaciones automatizadas detectan problemas estructurales; el paso con el lector de pantalla detecta los problemas que realmente encuentran los usuarios.

¿Es obligatorio que los PDF sean accesibles según la ADA o el EAA?

Sí, en la práctica. En virtud de ADA Title III, los PDF ofrecidos a través de un sitio web cubierto forman parte de los bienes y servicios que el sitio proporciona. En virtud del EAA (en vigor desde el 28 de junio de 2025), los PDF distribuidos por las empresas en su ámbito de aplicación deben cumplir los requisitos armonizados de accesibilidad, que remiten a WCAG 2.2 AA y PDF/UA.

Dónde seguir

Para el tratamiento conceptual más profundo — los aspectos internos de PDF/UA, las condiciones de fallo del Protocolo Matterhorn, cómo cuatro lectores de pantalla interpretan de forma diferente el mismo archivo etiquetado — lea la guía completa de accesibilidad de PDF. Para comprobar si las páginas web que alojan los PDF cumplen WCAG 2.2 AA, ejecute el escáner gratuito de WCAG 2.2 en cada página de destino. Y si los PDF son fundamentales para su posición de cumplimiento — formularios gubernamentales, divulgaciones financieras, contratos legales, información sanitaria — encargue una auditoría manual realizada por personas con discapacidad. Las comprobaciones automatizadas y los pasos con lectores de pantalla le llevan la mayor parte del camino; el último 10 % necesita lectores humanos.