Descrizione immagine: la scrivania di un funzionario degli appalti pubblici dell’UE con una copia stampata dello standard EN 301 549 con segnalibri colorati, e accanto un pin a forma di bandiera UE — il segno visivo del profilo del funzionario responsabile degli appalti.

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«M.» è un personaggio composito. La persona descritta in questo profilo non esiste come singolo individuo identificato. Il personaggio è costruito a partire da sette conversazioni registrate con funzionari degli appalti del settore pubblico in cinque Stati membri dell’UE — tre nei Paesi Bassi e in Belgio, due in Spagna e Portogallo, due in Germania — tutti attualmente impegnati nella revisione della conformità all’accessibilità presso autorità appaltanti di dimensioni sostanzialmente simili (da 200 a 900 dipendenti, spesa annuale per appalti ICT compresa tra circa 8 e circa 40 milioni di euro). Nomi, identità delle agenzie e qualsiasi dettaglio che consenta di identificare una specifica gara sono stati modificati. Laddove compaiono citazioni dirette, queste sono trascrizioni letterali di una delle sette interviste, attribuite a «M.» anziché all’interlocutore originale. Il flusso di lavoro descritto — il linguaggio delle clausole, la soglia probatoria, le categorie di rigetto, il regime di correzione — riflette la prassi condivisa del gruppo, non quella di un singolo ufficio.

Il motivo per cui si ritrae un funzionario composito anziché un singolo individuo nominato è che gli stessi schemi ricorrono in Stati membri molto diversi tra loro. Nessuno dei sette funzionari intervistati aveva ricevuto una formazione centrale su come applicare EN 301 549 quando aveva assunto il proprio ruolo. Tutti e sette avevano costruito il loro flusso di lavoro partendo da zero — copiando clausole dai contratti-modello pubblicati dai ministeri più grandi, affinando i criteri di rigetto nel corso di tre o quattro cicli di gara, imparando dagli errori nelle dispute con i fornitori e redigendo gare migliori la volta successiva. M. è il risultato di quella curva di apprendimento. Questo articolo descrive come si presenta la scrivania di M. nel maggio 2026, quattro anni dopo l’entrata in vigore dell’European Accessibility Act (EAA) (Atto europeo sull’accessibilità) e sette anni dopo la maturità della Direttiva sull’accessibilità dei siti web.

Come si diventa responsabili dell’accessibilità negli appalti

M. non ha iniziato la propria carriera come specialista dell’accessibilità. Il percorso è stato laterale. M. si è formato come amministratore pubblico generalista, è entrato nell’ufficio appalti di un ministero di uno Stato membro alla fine degli anni 2010 come responsabile contratti e ha ereditato il fascicolo sull’accessibilità nel 2021 perché il collega che se ne occupava era passato al settore privato e la scrivania doveva andare a qualcuno. All’epoca il fascicolo consisteva in una cartella di memo politici non firmati e in una singola gara precedente in cui era stata inserita una «clausola sull’accessibilità» copiata da un modello che il collega aveva scaricato dal portale degli appalti aperti di un ministero tedesco. La clausola faceva riferimento a «lo standard europeo di accessibilità pertinente» senza citare EN 301 549 e richiedeva «conformità a WCAG 2.0 Livello AA» — una versione di WCAG superata da sette anni.

La prima cosa che M. ha fatto, all’inizio del 2022, è stata riscrivere la clausola. La versione riscritta citava esplicitamente EN 301 549 V3.2.1, indicava i capitoli applicabili (9 per i contenuti web, 11 per il software non web, 12 per la documentazione e il supporto), specificava WCAG 2.1 Livello AA tramite il riferimento al Capitolo 9 della norma, e richiedeva al fornitore di presentare un rapporto di conformità in fase di offerta e non dopo l’aggiudicazione. Da allora quella clausola è stata perfezionata altre quattro volte — una dopo che un fornitore aveva sostenuto che la norma non lo vincolava perché il suo prodotto era «principalmente uno strumento di back-office»; una dopo che un diverso fornitore aveva presentato un rapporto di autocertificazione consistente in due pagine di testo promozionale; una dopo che l’atto di recepimento dell’EAA nel relativo Stato membro aveva aggiunto espliciti riferimenti alle sanzioni; e una alla fine del 2025 in previsione dell’incorporazione di WCAG 2.2 AA nella versione EN 301 549 V4.0.0.

«L’errore che ho commesso nella prima gara è stato trattare l’accessibilità come una casella da spuntare. Il fornitore ha messo una spunta. Non gli abbiamo chiesto di dimostrare nulla. Nella seconda gara ho cambiato una frase. Ho scritto: una spunta non è una prova. Da quel giorno tutto è cambiato.»

M., funzionario degli appalti, autorità appaltante di uno Stato membro dell’UE

Il linguaggio della gara — com’è la clausola standard di M. nel 2026

La clausola standard di M. sull’accessibilità è ora composta da quattro paragrafi e si estende per circa 380 parole all’interno della sezione dei requisiti tecnici della gara. Il primo paragrafo indica l’autorità legale: il recepimento nazionale della Direttiva sull’accessibilità dei siti web per i siti web e le applicazioni mobili del settore pubblico, e il recepimento nazionale dell’EAA per qualsiasi prodotto o servizio rientrante nel suo ambito. Il secondo paragrafo indica lo standard tecnico — EN 301 549 V3.2.1, con una disposizione prospettica secondo cui qualsiasi prodotto consegnato dopo la pubblicazione della V4.0.0 nella Gazzetta Ufficiale deve essere rivalutato rispetto alla nuova versione a spese del fornitore entro dodici mesi. Il terzo paragrafo specifica le prove di conformità che il fornitore deve presentare. Il quarto paragrafo specifica il regime di correzione applicabile post-aggiudicazione qualora venga successivamente rilevato un gap di conformità.

Il terzo paragrafo è quello operativo. Richiede ciò che M. e gli altri funzionari intervistati chiamano l’«ACR europeo» — un Accessibility Conformance Report (rapporto di conformità all’accessibilità) che segue la struttura del modello VPAT statunitense ma fa riferimento all’insieme di clausole di EN 301 549 anziché alla Section 508. ETSI pubblica un modello a tal fine; alcuni Stati membri pubblicano il proprio. La gara di M. richiede che l’ACR (a) denomini per numero ogni clausola applicabile di EN 301 549, (b) indichi per ciascuna clausola se il prodotto la Supporta, la Supporta parzialmente, Non la Supporta o Non è Applicabile, (c) fornisca un paragrafo di commento per ogni clausola il cui stato sia diverso da «Supporta», e (d) alleghi il rapporto di audit sottostante su cui si basa l’ACR.

Quest’ultima sottoclausola è quella che fa la differenza. Un ACR in bianco con voci «Supporta» su tutto il documento può essere prodotto da qualsiasi fornitore in meno di un’ora. Un rapporto di audit sottostante no. La gara di M. richiede esplicitamente che l’audit sia condotto da una terza parte inserita nel registro nazionale di accreditamento pertinente, oppure — qualora il valore del contratto sia inferiore alla soglia oltre la quale un audit di terze parti è proporzionato — che l’audit sia effettuato da un team interno i cui valutatori posseggano una qualifica riconosciuta (nella prassi di M., IAAP CPACC o WAS) e la cui metodologia di audit sia documentata e riproducibile. La semplice autocertificazione del fornitore priva sia di una terza parte sia di un revisore interno qualificato viene automaticamente segnalata come non conforme.

La soglia probatoria — cosa è accettato e cosa viene segnalato

Il cambiamento più significativo apportato da M. tra il 2022 e il 2026 è stato l’innalzamento della soglia probatoria. Nel 2022 M. accettava qualsiasi ACR presentato su carta intestata del fornitore, a condizione che il formato corrispondesse al modello ETSI. Nel 2024, dopo due aggiudicazioni in cui l’audit di accessibilità post-aggiudicazione aveva rilevato lacune significative non dichiarate nell’ACR della gara, M. era passato a una scala mobile: audit di terze parti accettato per valore nominale; audit interno accettato con verifica a campione; autocertificazione del fornitore accettata solo se accompagnata da una dichiarazione firmata in cui si attesta che la metodologia sottostante può essere prodotta su richiesta e che il firmatario è personalmente responsabile della sua accuratezza ai sensi della clausola contrattuale sulla falsa rappresentazione.

In pratica, la verifica a campione è la leva. M. ora esegue verifiche a campione su circa uno su tre degli audit interni — estraendo a caso da tre a cinque clausole dall’ACR presentato e chiedendo al fornitore di produrre, entro cinque giorni lavorativi, gli script di test, la configurazione della tecnologia assistiva utilizzata, i nomi dei tester e l’output grezzo. I fornitori che riescono a produrli entro cinque giorni superano il controllo. Quelli che non ci riescono, o che li producono in una forma che contraddice lo stato dichiarato nell’ACR, vengono esclusi.

Nell’ufficio di M. esistono ora quattro schemi denominati che portano al segnalamento di un’offerta. Il primo è la «contaminazione WCAG 2.0» — clausole che citano WCAG 2.0 invece di 2.1, solitamente indice di un modello vecchio non aggiornato. Il secondo è «Supporta senza commento» — ogni clausola contrassegnata come Supporta senza alcun commento esplicativo in nessun punto, che la verifica a campione quasi sempre smonta. Il terzo è la «sostituzione Section 508» — un fornitore che presenta un VPAT statunitense rispetto alla Section 508 al posto di un ACR EN 301 549, che è non rispondente in se stesso ma ancora frequente tra i fornitori con sede negli Stati Uniti. Il quarto è la «dichiarazione di esclusione dall’ambito» — un fornitore che afferma che EN 301 549 non si applica perché il prodotto è software di back-office, o B2B, o utilizzato solo dal personale interno. Nel contesto del settore pubblico in cui opera M., nessuna di queste esclusioni è valida: i sistemi destinati al personale rientrano esplicitamente nell’ambito del recepimento nazionale della Direttiva sull’accessibilità dei siti web.

«Non rigetto un’offerta per lacune oneste. Rigetto un’offerta per documentazione disonesta. Un fornitore che scrive »Supporta parzialmente” e spiega il perché sta dialogando con me. Un fornitore che scrive “Supporta” su ogni riga sta sperando che non lo legga.»

M., funzionario degli appalti, autorità appaltante di uno Stato membro dell’UE

Rigetti e correzioni — il dibattito che divide la professione

Il principale dibattito all’interno della professione nel 2026 non riguarda se richiedere EN 301 549 nelle gare — questo è ormai acquisito — ma cosa fare quando l’ACR di un’offerta rivela lacune. Esistono due correnti di pensiero. La prima, quella dei «rigettatori», considera qualsiasi non conformità sostanziale dichiarata nell’ACR della gara come motivo di esclusione dalla procedura. La seconda, quella dei «correttori», considera la non conformità dichiarata come una linea di base rispetto alla quale il contratto aggiudicato fissa un calendario di correzione, con scadenze, penali per le scadenze non rispettate e una disposizione di ritenuta sul pagamento finale.

M. ha cambiato posizione due volte. Nel 2022 e nel 2023 ha rigettato. Nel 2024, dopo che una procedura di appalto si era conclusa negativamente perché i due offerenti operativamente più idonei avevano entrambi dichiarato lacune nel Capitolo 11 e erano stati entrambi esclusi, lasciando l’aggiudicazione a un offerente meno adatto ma con un ACR più pulito ma un prodotto peggiore, M. ha optato per la correzione. Alla fine del 2025, dopo che un’aggiudicazione con correzione aveva prodotto diciotto mesi di scadenze mancate e un’eventuale risoluzione parziale, M. ha in parte fatto marcia indietro. La prassi attuale nell’ufficio di M. è di rigettare per motivi di conformità solo quando la lacuna dichiarata riguarda una clausola del Capitolo 9 (web) fondamentale per il compito dell’utente — operabilità da tastiera, visibilità del focus, nome programmatico — e di procedere alla correzione quando la lacuna riguarda una clausola del software nel Capitolo 11 che ha un percorso tecnico credibile verso la risoluzione.

L’argomento a favore del rigetto è che la procedura di appalto è il momento di massima leva negoziale. Una volta aggiudicato il contratto, la leva si sposta sul fornitore: le scadenze slittano, le richieste di modifica comportano costi aggiuntivi, l’accessibilità scende nelle priorità man mano che altri difetti competono per il tempo di ingegneria. L’argomento a favore della correzione è che il rigetto sistematico restringe il campo — a volte a un solo offerente, a volte a nessuno — e che un’autorità appaltante con un mercato ristretto non può permettersi di escludere tutti. Entrambi gli argomenti sono validi in condizioni diverse. La competenza del funzionario degli appalti consiste nel valutare quale serie di condizioni si applichi alla gara in esame.

Le clausole post-aggiudicazione — cosa rende efficace la correzione

Quando M. opta per la correzione, il contratto include quattro clausole specifiche. La prima stabilisce un calendario di correzione — solitamente tre scadenze a tre, sei e dodici mesi dall’aggiudicazione — collegato a specifiche clausole di EN 301 549. La seconda stabilisce una disposizione di ritenuta sul pagamento — una percentuale stabilita di ogni fattura (M. utilizza circa il 15%) trattenuta fino alla firma della scadenza del periodo corrispondente. La terza stabilisce un obbligo di ri-audit — il fornitore paga un nuovo audit di terze parti al dodicesimo mese per verificare la correzione. La quarta stabilisce un motivo di risoluzione — due scadenze consecutive mancate senza giustificazione consentono all’autorità appaltante di risolvere il contratto per inadempimento sostanziale.

L’osservazione di M. è che la disposizione di ritenuta sul pagamento svolge quasi tutto il lavoro da sola. Le penali previste — sanzioni forfettarie per scadenze mancate, clausole di escalation — sono lente da attivare e politicamente costose. Una riga di fattura trattenuta è meccanica. Il reparto finanziario del fornitore fa pressione sul team di ingegneria il giorno lavorativo successivo. La correzione viene effettuata.

Cosa le agenzie più piccole dovrebbero replicare

La maggior parte delle pratiche di M. non è specifica per le grandi autorità appaltanti. I sette funzionari intervistati hanno detto le stesse cose quando è stato chiesto loro cosa le agenzie più piccole — uffici IT comunali, aziende sanitarie regionali, uffici appalti degli enti locali con uno o due addetti — dovrebbero replicare dal loro flusso di lavoro. Questi elementi vengono elencati di seguito nell’ordine in cui i funzionari stessi li hanno classificati.

  • Indicare lo standard per numero e versione. Non scrivere «il pertinente standard europeo di accessibilità». Scrivere «EN 301 549 V3.2.1, con applicazione della V4.0.0 dalla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale». Uno standard nominato è applicabile; uno senza nome è retorico.
  • Richiedere l’ACR in fase di offerta, non di aggiudicazione. L’ACR è il filtro. Se non è possibile vederlo prima dell’aggiudicazione, non è possibile escludere in base ad esso.
  • Richiedere l’audit sottostante, non solo l’ACR. L’ACR è un riepilogo; l’audit è la prova. Rifiutare gli ACR autocertificati privi di allegato di audit.
  • Verificare a campione uno su tre degli audit interni. Anche se non si ha tempo per verificare tutto, le verifiche a campione casuali modificano il comportamento dei fornitori nell’intero pool di offerenti.
  • Rigettare sulle questioni fondamentali del Capitolo 9; correggere sulle lacune del Capitolo 11. Tastiera, focus, nome programmatico sono non negoziabili. Le clausole relative alle piattaforme software hanno percorsi di correzione e possono essere pianificate.
  • Usare la ritenuta sul pagamento, non le penali forfettarie. Trattenere circa il 15% per fattura rispetto alla scadenza successiva. Pagarlo solo quando la scadenza è firmata. Questa singola clausola è lo strumento di applicazione più efficace del contratto.
  • Ri-auditare al dodicesimo mese a spese del fornitore. Un secondo audit, effettuato da una terza parte diversa da quella che ha prodotto l’ACR della gara, è l’unico modo per sapere se la correzione ha effettivamente colmato la lacuna.
  • Rifiutare la sostituzione con la Section 508. Un VPAT statunitense rispetto alla Section 508 non è un ACR EN 301 549. Restituirlo e richiedere il documento europeo.
  • Copiare le clausole dai ministeri più grandi. Ogni Stato membro dell’UE ha un ministero che pubblica le proprie clausole-modello sull’accessibilità. Partire da lì. Non redigere da zero.
  • Documentare i rigetti. Redigere un memo di una pagina per ogni gara rigettata per motivi di accessibilità. Dopo tre o quattro memo si dispone di una posizione istituzionale contro la quale i legali del fornitore successivo non possono argomentare.

La scrivania a fine giornata

La scrivania di M., quando è stata visitata nella sua versione composita in un pomeriggio di giovedì all’inizio di maggio, aveva una copia stampata di EN 301 549 V3.2.1 con linguette colorate sul bordo destro — verde per le clausole citate da M. in una gara quel mese, giallo per le clausole attualmente in discussione con un fornitore, rosso per le clausole in cui una precedente aggiudicazione era fallita e la disputa era escalata. Il piccolo pin a forma di bandiera UE sul cordino accanto al documento era un ricordo di una sessione di formazione a Bruxelles del 2023 sull’EAA. Il pin e il documento insieme sono la firma visiva di un ruolo che, in questa forma, non esisteva davvero dieci anni fa.

M. ha concluso la conversazione con una frase che riassume l’intero flusso di lavoro: l’applicazione di uno standard come EN 301 549 non riguarda, in ultima analisi, lo standard stesso. Riguarda la disciplina di chiedere al fornitore le prove nel momento in cui il fornitore è più disposto a fornirle — quando il contratto non è ancora firmato — e poi il rifiuto di cedere al requisito probatorio quando le risposte si rivelano difficili. Lo standard esiste. Il compito dell’autorità appaltante è fare in modo che ignorarlo abbia un costo.